Как правильно закрыть книгу регистрации приказов

Как закрыть книгу регистрации приказов

Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее).

Важно Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года.

А что в планах? После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год. Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников.

dtpstory.ru

При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия. Инфо Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации.

Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника. Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

1. подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
2. количество страниц;
3. печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Шпаргалка делопроизводителя

Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах.

Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

• Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.
• Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
• Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.
• Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.
• Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом.

Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала.

При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует

Как вести журнал о регистрации приказов

В качестве приложения к локальному акту компании составьте журнал регистрации приказов.

Учтите, что разные виды распоряжений фиксируются в отдельных журналах, так как у них отличается срок хранения. К примеру, приказы по личному составу хранятся 75 лет. Далее рассматривается порядок заполнения такого журнала.

2 На титульном листе журнала по регистрации приказов напишите полное наименование документа заглавными буквами. Затем укажите название организации. Если компания достаточно крупная, для каждой службы желательно вести такой журнал отдельно.

Укажите дату, когда фактически заведен документ.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Среди целей ведения журнала можно выделить:

1. возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
2. возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
3. придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

1. порядок и структуру отчетности;
2. задачи по расширению бизнеса.
3. вопросы хозяйственной деятельности;
4. систему планирования;
5. выстраивание стратегии продаж;

Типовыми приказами, записи о которых

Можно ли закрыть старую книгу регистрации приказов, где множество ошибок, например: не прошнурована, нумерация неправильная и содержит записи о приказах по личному составу, по хозяйственной деятельности, по приему детей в школу (короче, ассорти), и создат

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то при ее настройке принято создавать отдельные группы регистрации для вышеперечисленных приказов.

Отметим, что так стоит регистрировать приказы еще и потому, что журналы (книги, картотеки, базы данных) регистрации приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам имеют разные сроки хранения!

Как в журнале регистрации приказов отделять года образец заполнения

Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.

Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов.

Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК».

Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу.

Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения. Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК».