Гост по ведению делопроизводства 2019

Делопроизводство 2019г


Отчет за 2019 г. в Росархив на бумажном носителе и в электронном виде на e-mail куратора архива К 2019 году будет завершен анализ документов, сведения в которых являются дублирующими. В 2019 году практически весь документооборот органов власти будет электронным. Предполагается, что на этом этапе в государственных структурах будут применяться алгоритмы анализа данных, которые позволят выбрать самое оптимальное из доступных решений.

В 2021 году будет запущен пилотный проект по анализу больших данных, а окончательно порядок работы с ними – определен в 2024 году.

Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.

Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля. Что изменилось в новом гост и как теперь организовать работу с нормативно-методическими документами, читайте в журнале «Справочник секретаря».
3.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2019: что изменится в правилах

Например, если документ оформляет бухгалтер, указывают: «БУХГАЛТЕРИЯ».

«Наименование должности лица – автора документа» (07). Под названием организации указывают создателя документа.

Например: «ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР».

«Гриф ограничения доступа к документу» (14).

Такую отметку будут ставить, если данный документ могут использовать только некоторые лица. Например, если он относится к . Гриф проставляют в верхнем правом углу на первом листе документа, на границе верхнего поля. О том, какие грифы ограничения доступа использует компания, нужно составить отдельный .
«Отметка об» (23). Ее нужно поставить в месте, где в бумажной версии поставили бы обычную подпись.

В реквизите обязательно должны присутствовать несколько элементов. Это текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа , ФИО владельца и срок действия сертификата. В новом стандарте ряд реквизитов объединили, а другие исключили.

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.1.4.

Рекомендуем прочесть:  Сколько срок давности у воровства

Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.1.6.

Организация, ведение и совершенствование

Образцы основных документов делопроизводства

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. е. пришедшие извне:

    письма, в том числе электронные; запросы; уведомления; распоряжения вышестоящих организаций; рекламная информация и др.

Исходящие, т.

В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства: Входящие, т.
е. направленные из организации:

    письма, в том числе электронные; запросы и ответы на запросы; счета, акты; доверенности; справки, копии по запросу; отчеты и др.

Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

    приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;

Шпаргалка делопроизводителя

(по желанию) Первые 6 месяцев после выхода ГОСТ сотрудникам службы делопроизводства нужно быть особенно бдительными: редактировать и править документы, пока нововведения в оформлении документов не закрепятся.

Чтобы немного облегчить работу делопроизводителей, которая им предстоит в связи с выходом нового ГОСТ, мы разработали Инструкцию по делопроизводству по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. Она подходит для применения как для государственных организаций, так и для частных компаний. Вам нужно будет только изменить названия в тексте инструкции и на бланках (организации, должности руководителя, ответственного за делопроизводство), а также добавить то, что считаете нужным.

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации


Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв.

Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  1. внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  2. исходящие (отправляемые во внешние структуры).
  3. входящие (присланные из внешних структур);

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

(если такие особенности на вашем предприятии существуют). Вторая категория — более многочисленная — включает:

  1. документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  2. личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
  3. документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы?

Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл. Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  1. Какова текучесть кадров?
  2. Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)
  3. Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?

Документооборот.

Требования к оформлению документации

В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  1. исходящий (направленный из организации);
  2. входящий (поступающий в организацию);
  3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

  1. предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  2. прием и первичная обработка;
  3. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  4. регистрация;
  5. обработка,

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел. Это документ с перечнем всех «дел» в организации.

Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности. Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия.

Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год.